導入前の状況

都内で精密機器を販売している企業様の営業部門では、
日々多くの資料やメールを扱いながら、提案やフォロー業務を行っています。
営業担当の方は、顧客対応に加えて、資料の確認や過去のやり取りの整理など、「考える前にやる作業」に多くの時間を取られていました。

AIに興味はあるものの、「営業の仕事で、どう使えばよいのか分からない」そんな状態から、
今回のAIファーストステップ支援が始まりました。

実施したAI導入支援の内容

今回の支援では、いきなりAIを業務に組み込むのではなく、**「AIが業務を理解できる環境を整えること」**
から取り組みました。まず、社内に点在していた情報を、AIが扱いやすい形で整理するための準備を行いました。

社内の資料については、既存のNASと同期する形で Dropbox を導入し、営業資料やマニュアルなどの情報を一元的に管理できる環境を整えました。

また、日々のやり取りに使われている Gmail についても、既存のメールをそのまま活かしながら、業務の流れを把握できる状態をつくりました。

あわせて、Googleカレンダーを導入し、営業活動や過去の予定を振り返りやすい形で整理しました。これらはすべて、新しい業務システムを大きく入れ替えるためではなく、AIが情報を読み取り、業務を補助しやすくするための準備として行っています。

そのうえで、ChatGPTを「文章を作るツール」としてではなく、社内情報を整理し、考えをまとめる補助役としてどのように使えるかを中心に、基本的な考え方や使い方を共有しました。実際のシステム連携や自動化は行わず、「今ある情報を、どう活かせば業務が楽になるか」という視点を持っていただくことを、今回の支援の目的としています。

1. 業務と情報の整理

まず、日常的に使っている情報を整理しました。

• Dropbox：資料やマニュアル
• Gmail：過去のメールのやり取り
• Googleカレンダー：予定や履歴

どんな場面で
「探す」「確認する」作業が発生しているのかを洗い出し、業務の流れを一緒に整理しました。

2. ChatGPTの基本的な使い方の共有

次に、ChatGPTの基本的な使い方を確認しました。

• どんな質問をするとよいのか
• 業務で使うときの考え方
• 注意すべきポイント（情報の扱い方や精度）

「文章を作るためのツール」ではなく、
考えを整理したり、業務を補助する存在としての使い方を中心に説明しました。

3. 社内情報とAIをどう結びつけるかのイメージ共有

実際のシステム連携は行わず、
「こう使えたら便利」という具体的なイメージを共有しました。

• Dropboxの資料を前提にした要約や確認
• 過去のGmailのやり取りを踏まえた文面作成
• Googleカレンダーの予定をもとにした業務整理

「今ある情報を、こう活かせる」という感覚を持っていただくことを重視しました。

支援後の変化・気づき

支援を通じて、企業様の中で次のような理解が進みました。

ChatGPTは、単に文章を作るためのツールではなく、社内の情報を整理し、考えをまとめるための補助役として使えること。AIにどんな情報を渡すかによって、返ってくる答えの内容が大きく変わること。
DropboxやGmailといった今使っているツールを活かすだけでも、業務の効率化につながる可能性があること。

その結果、「AIを業務で使うとはどういうことか」という感覚が明確になり、
今後の活用イメージを持てる状態になりました。

今後のステップ

ファーストステップ支援を経て、今後は、
社内資料を探しやすくする仕組みづくり
過去のメールや予定を踏まえた業務サポートの強化
社内で安全にAIを使うためのルール整理といった、
社内の知識を活かすAI活用へと発展していくことが
期待されます。

今回の取り組みを通して

本事例は、AIに興味はあるが、何から始めればよいか分からない社内情報が散在していて、
うまく活用できていない業務でAIを使うイメージが湧いていないといった企業様に向けた、
AI導入ファーストステップ支援の一例です。

AIを特別なものとして構えるのではなく、日々の業務の延長として少しずつ取り入れていく。
その第一歩として、有効な取り組みとなりました。